ビデオ会議がスムーズになる２つの気遣い

コロナ禍でテレワークが進み、ビデオ会議の機会が増えていますが、オフィスでの会議と比べるとやり辛さを感じる方が少なくないようです。しかし、実はたった二つのポイントを守るだけで、会議がスムーズに進むようになるかもしれません。それは「相槌」と「タイミング」です。

まず一般論として、「うんうん」と相槌をうつことはとても大事です。相手の話す内容をきちんと把握していることを視覚的に示すことで、コミュニケーションを円滑にすることができます。

しかし、ビデオ会議の場合、この相槌が曲者です。複数人で会話を進めている際、「うんうん」と相槌が入ると、その音が発言者の言葉をかき消してしまうことがあります。

単に聞き取りにくいだけでなく、発言者も「あ、○○さん、今何か話そうとしましたか？」と、発言の流れを止めて、いちいち確認しなければならなくなります。これは、すべての音声がひとつのスピーカーから聞こえてくるビデオ会議の弱点です。

ビデオ会議では「相槌」したい気持ちをグッと堪えましょう。その代わり、発言が一区切りついたタイミングで「わかりました」「なるほど」など、把握を示す言葉を発するのがベターです。

どうしても「うんうん」が止まらない場合には、いっそマイクをミュートしてしまうのも一つの方法です（自分が発言する際にはミュート解除を忘れずに）。

発言タイミングにもビデオ会議ならではのコツがあります。

従来の会議室であれば、参加者の挙動や表情など「雰囲気」あるいは「空気感」で発言すべきタイミングを図ることができます。しかし、モニターに映る小さな顔しか見えない（それすら無いこともあります）ビデオ会議では、これがとても困難です。

そこで、発言前に「話して良いですか？」と一言いれましょう。つまり、雰囲気に頼らず、これから自分が話すことを明示するのです。参加者が多い時には「✕✕部の〇〇ですが…」と、所属も名乗るとさらにベターです。聞く側も、ああこれから✕✕の〇〇さんが話すのだな、心の準備ができます。

ビデオ会議によくある残念なシーンのひとつが「誰か発言するのか…？」という奇妙な沈黙ですが、「発言前の一言」があるだけで、これを打破することができます。

小さな気遣いでビデオ会議が楽になります

「相槌はなし、会話後に把握したことを発言する」「発言前に一言断る」これはそれほど難しいことではありませんよね。ポイントというよりも「気遣い」というレベルですので、ぜひ試してみてください。きっと効果があると思います。