Forms お問い合わせが送信されたら自動で返信を送る
2023.10.02
Formsはアンケートを取ったり、お問い合わせフォームとして使用したりと便利なアプリです。しかし回答を送信した側は回答後画面に「回答が送信されました。」と表示がされるだけなので、何をいつ送ったのか、が内容がどんなものだったのかが分からない状態になってしまい回答者に優しくないです。社内のアンケートとかであれば良いかもしれませんが、外部に公開しお問い合わせフォームとして使用する等の用途であれば、よくある「お問い合わせをしたらお問い合わせが完了しました。こちらは自動返信です～」というようなメールが自動で送れる仕組みの方が良いなと思ったのでPowerAutomateで自動返信の仕組みを作っていきます。
事前準備
- Formsでお問い合わせフォームを作成する
- フォームの項目で連絡先(アドレス)、氏名、お問い合わせ内容を必須で作成する
※お問い合わせ内容を返信で使用するのでフォームの各項目は必須で作成してください。
フローの内容
Formsの「応答の詳細を取得する」を使用することで回答内容をメール送信時に値として使用できます。値以外の部分は固定、アドレス、宛名、お問い合わせ内容の確認はお問い合わせ主が、送信された内容を反映するようにします。これで自動返信の仕組みの完成です。今回は必要最低限、とてもシンプルな返信内容にしましたがお問い合わせの項目によって返信時に引用できるデータが増えるのでいろいろアレンジができるかと思います。