Microsoft 社のコミュニケーションツール「SharePoint」。この投稿では、初めて SharePoint の管理や運用を行うことになった方を念頭に、「そもそも SharePoint とは？」という観点から、その概要をまとめてみました。
オンライン？オンプレミス？
現在、SharePoint には「オンライン版」と「オンプレミス版」の２種類があります。どちらもエンドユーザーとして利用する機能にはあまり差がありません。しかし、必要になるライセンスや、のデーターの保存場所が異なります。
SharePoint Online (オンライン版)
Microsoft のクラウドサービスである、「Microsoft 365 (旧 Office 365)」に含まれるアプリケーション（の一つ）です。利用ユーザー毎に Microsoft 365 のライセンスを購入する必要があります（ライセンスプランは様々で、SharePoint Online 単体のライセンスも存在します）。クラウドサービスのため、データーはすべてオンライン（クラウド）上に保存されます。そのため、いかに情報セキュリティを担保するか？に各社悩むことが多いです。
SharePoint Server（オンプレミス版）
社内ネットワークに物理（または仮想）サーバーを設置して、その上で動作させるアプリケーションです。利用にあったっては、 Microsoft 社から会社単位のライセンスを購入する必要があります。データーはもちろん社内のサーバーに蓄積します。そのため、セキュリティについて特別に悩むことはあまりありません（すでに考慮されているため）。
SharePoint が得意なこと
SharePoint は「企業内におけるコミュニケーション基盤かつ情報共有基盤」として開発されており、次のような用途を得意としています。
- 個人用ブログサイトを、組織の中だけで運営できる組織の中だけで運営できるSNSサイトが作れる
- 見た目がわかりやすいファイルサーバとして扱える
- Office製品（ワード、エクセル、パワーポイント）をブラウザ上で編集できる
- シンプルなワークフローをすぐ適用できる
さらに「SharePoint Designer」や「Power Apps（SharePoint Online のみ）」等と組み合わせるこで、対応できる幅が大きく広がります。
- 見た目を格好よくカスタマイズすることができる
- 独自のワークフローを作りこむことができる
広範なデーターをまとめつつ、企業内でコミュニケーションが取りたいという業務ニーズに対応することができる、柔軟で便利なアプリケーションである、と言えるでしょう。
使っていく上で気を付けたいこと
いちユーザーとしては便利な SharePoint ですが、しかし汎用性が高いからこそ、導入や運用を担うシステム管理者としては難しい側面もあります。ここでは、私の経験から特に認識しておいて欲しい点を2つ、挙げておきます。
まず、導入にあたっては「運用を開始するまでが大変。ある程度の費用と時間掛かる」ことです。特に「自由に見た目や機能を変えられることから、ルールを作りが必須で、そのために時間がかかる」点を意識しておいて下さい。
次に、実際の運用においては、オンライン版の場合「見た目を含む製品仕様が、アップデートでコロコロ変わってしまう」こと。オンプレミス版の場合「大型アップデートによる影響の調査がとても大変。気軽にアップデートできない。対応に追われる」ことです。これらはいずれも業務アプリケーションにおいてよくある話ではあるのですが、こと SharePoint の場合、それがより一層濃くでる傾向がある、と考えて下さい。
まとめ
SharePoint は組織内情報共有＋αの機能を備えていて、オンライン版とオンプレミス版の二種類がある「便利な業務ツール」です。ただし、幅広い業務をカバーするだけに管理コストもそれなりにかかる、という点には留意してください。
