ドキュメントライブラリのアイテム数が一致しない
2023.12.06
アイテム数が一致しない
ドキュメントライブラリ内のアイテム数を知るには [サイト コンテンツ] にアイテム数が表示されます。しかし、[サイト コンテンツ] に表示されているアイテム数と、実際のドキュメントライブラリ内のアイテム数にズレが生じることがあります。
発生原因
この「アイテム数のズレが起きる」要因は様々あります。
- フォルダが作成されており、その中にもファイルが存在している
[サイト コンテンツ] で表示されるアイテム数は、フォルダー内に格納されているアイテム数もカウントされます。
ただし、フォルダーそのものはカウントされません。
（フォルダーも「アイテム」という扱いな気もしますが・・） - 未承認ファイルがある
アイテムの承認設定をONにしている場合、未承認アイテムは表示されない場合があります。
権限によっては、未承認アイテムも表示されるので、このパターンは「人によって差異がある」というパターンですね。 - 個別権限が割り当てられている
アイテムに個別権限が割り当てられていると、当然一覧には出てきません。
ただ、ライブラリの権限一覧確認画面に「固有の権限が設定されている」旨のメッセージが表示されるので、対象ファイルを見つけるのは簡単でしょう。 - チェックインされている
通常のチェックインであれば表示されるのですが、
チェックインしたまま、Entra ID（旧 AzureAD）からアカウントが無くなってしまった
の場合は、一覧には出てきません。
上記 1 ～ 3 については、比較的簡単に「アイテム数に差異がある原因」を特定できるのでが、4 については特定の画面上でのみ確認することになります。
特定の画面 とは？
「チェックインしたままチェックイン者が居なくなってしまったファイル」を探すには
[ライブラリの設定] – [チェックイン バージョンが存在しないファイルの管理]
に移動します。
ここで該当のファイルが一覧で確認できますので、「チェックインの破棄」や「強制チェックアウト」を行ってください。
後記
散々探し「諦めてMSに聞くか～」という状態で、何気なくクリックした
「チェックイン バージョンが存在しないファイルの管理」
メニュー。（「キミ達そこに居たのか！！」となりました。）
探す手間を少しでも省けるよう、ここに残しておきます。