Teams の投稿から自動的にタスクを作成するテンプレート
2023.03.22
Teams の投稿から、内容に応じて Planner にタスクを自動作成してくれるテンプレートがありましたので、試してみます。いちいち Planner や TODO を開かなくて済むので、ひと手間減って便利ですよね！
テンプレートの仕様と動作
まず、テンプレートはこちらです「チャネルの投稿の先頭に「TODO」という記述がある場合に Planner タスクを作成する」。そのまんまですね。
投稿の先頭に【TODO】と記載すると、指定した Planner プラン上にタスクが作成されます（数秒かかります）。このとき、タイトルは【TODO】の後に記述した文章がそのまま利用されます。下図の場合なら「テストだよ」「確認お願いします」ですね。
タスクが作成されると、返信で「Task created!」と自動投稿されます。
これがタスクへのリンクにもなっているので、クリックすれば内容を確認して編集することができます。
テンプレートの設計も、Teams チャネルまたはグループチャットを指定してあげるだけで動くので、Power Automate 初心者でも簡単に活用できると思います。
注意点
実際に利用してみて感じた、注意点など。
- タスクは自動作成ですが「期限」「タスクの状況」「詳細」などタイトル以外は空欄のままです。タスク作成後にあらためて編集、追記が必要です。
- 当然ながら「TODO」と冒頭に書くとタスク化されてしまいます。
「TODOリストの確認お願いします」等、意図しない暴発が発生することがあります。
アレンジすれば利用価値ＵＰ
テンプレートそのままでも使えますが、設計をアレンジして「TODO」以外の文字列にしたり、冒頭ではなく本文中なならどこでもOKにするとより使いやすくなると思います。
また、ようは「特定の文字列があるときに、特定の処理を行う」というのがこのフローのミソです。例えば、特定のお客様や案件や資料について言及があれば、自分専用のチャネルへ通知を送る…ようなカスタムも、比較的容易にできると思います。
ぜひ、ご自身の業務効率化に活かしてみてください。