SharePoint とは(今さら聞けない)

Microsoft 社のコミュニケーションツール「SharePoint」。この投稿では、初めて SharePoint の管理や運用を行うことになった方を念頭に、「そもそも SharePoint とは?」その概要をまとめてみました。

オンライン?オンプレミス?

現在、SharePoint には「オンライン版」と「オンプレミス版」の2種類があります。どちらもエンドユーザーとして利用する機能にはあまり差がありません。しかし、必要になるライセンスや、のデーターの保存場所が異なります。

SharePoint Online (オンライン版)

Microsoft のクラウドサービスである、「Microsoft 365 (旧 Office 365)」に含まれるアプリケーション(の一つ)です。利用ユーザー毎に Microsoft 365 のライセンスを購入する必要があります(ライセンスプランは様々で、SharePoint Online 単体のライセンスも存在します)。クラウドサービスのため、データーはすべてオンライン(クラウド)上に保存されます。そのため、いかに情報セキュリティを担保するか?に各社悩むことが多いです。

SharePoint Server(オンプレミス版)

社内ネットワークに物理(または仮想)サーバーを設置して、その上で動作させるアプリケーションです。利用にあったっては、 Microsoft 社から会社単位のライセンスを購入する必要があります。データーはもちろん社内のサーバーに蓄積します。そのため、セキュリティについて特別に悩むことはあまりありません(すでに考慮されているため)。

SharePoint が得意なこと

SharePoint は「企業内におけるコミュニケーション基盤かつ情報共有基盤」として開発されており、次のような用途を得意としています。

  • 個人用ブログサイトを、組織の中だけで運営できる組織の中だけで運営できるSNSサイトが作れる
  • 見た目がわかりやすいファイルサーバとして扱える
  • Office製品(ワード、エクセル、パワーポイント)をブラウザ上で編集できる
  • シンプルなワークフローをすぐ適用できる

さらに「SharePoint Designer」や「Power Apps(SharePoint Online のみ)」等と組み合わせるこで、対応できる幅が大きく広がります。

  • 見た目を格好よくカスタマイズすることができる
  • 独自のワークフローを作りこむことができる

広範なデーターをまとめつつ、企業内でコミュニケーションが取りたいという業務ニーズに対応することができる、柔軟で便利なアプリケーションである、と言えるでしょう。

使っていく上で気を付けたいこと

いちユーザーとしては便利な SharePoint ですが、しかし汎用性が高いからこそ、導入や運用を担うシステム管理者としては難しい側面もあります。ここでは、私の経験から特に認識しておいて欲しい点を2つ、挙げておきます。

まず、導入にあたっては「運用を開始するまでが大変。ある程度の費用と時間掛かる」ことです。特に「自由に見た目や機能を変えられることから、ルールを作りが必須で、そのために時間がかかる」点を意識しておいて下さい。

次に、実際の運用においては、オンライン版の場合「見た目を含む製品仕様が、アップデートでコロコロ変わってしまう」こと。オンプレミス版の場合「大型アップデートによる影響の調査がとても大変。気軽にアップデートできない。対応に追われる」ことです。これらはいずれも業務アプリケーションにおいてよくある話ではあるのですが、こと SharePoint の場合、それがより一層濃くでる傾向がある、と考えて下さい。

まとめ

SharePoint は組織内情報共有+αの機能を備えていて、オンライン版とオンプレミス版の二種類がある「便利な業務ツール」です。ただし、幅広い業務をカバーするだけに管理コストもそれなりにかかる、という点には留意してください。