ビデオ会議をする際の注意点

※ 本記事は2020年4月に作成しています。

緊急事態が宣言され、在宅勤務(リモートワーク)が本格化されました。
そんな中、
  • ビデオ会議を悪用するトラブル(乗っ取り)
  • 音声の不具合(PC環境の不備)
  • などがいくつか目にします。

    改めて、ビデオ会議を実施する際の注意点を確認しましょう。
    会議のホストとなられる方は、一度確認いただくのがよろしいかと思います。
    ※ ①②については、Zoomを例として挙げています。
    ※ 他ツールを利用されている場合でも同等の設定があるはずなので、それぞれの製品ページにて確認してください。

    ① パスワード設定

    参加人数の多い少ないにかかわらず、パスワードを設定することを強くお薦めします。
    ※特に不特定多数(オンライン講習など)の場合、一部の心無い行動により善意が無になることもありますので。
    設定方法は以下の通りです。
    ◆ Webブラウザ
    1. ミーティングのスケジュール画面を開く(https://zoom.us/meeting/schedule


    2. 「ミーティングパスワードを必要とする」にチェックが入っていることを確認


    3. 「ミーティングパスワード」を設定(ランダムな数値が初期で設定される)

    4. ※任意のパスワードに変更可能

    ◆ クライアントアプリ
    1. Zoomを起動
    2. 「スケジュール」をクリック

    3. 「ミーティングパスワード必須」にチェックが入っていることを確認
    4. 「ミーティングパスワード」を設定(ランダムな数値が初期で設定される)

    5. ※任意のパスワードに変更可能

    ② 画面共有設定

    こちらも設定しておくことで 勝手に画面共有させられる を防ぎます。
    この設定をすることでホスト側にて制御することができます。

    ◆ 事前設定
    1. ミーティングのスケジュール画面を開く(https://zoom.us/meeting/schedule


    2. 「ミーティングにて(基本)」セクション内の「画面共有」を設定

    画面共有設定は、会議中に変更することも可能です。
    1. Zoom画面下部から「画面共有」にマウスを合わせ「∧」をクリック


    2. 「高度な共有オプション」をクリックし、設定を変更

    ③ 起動中のアプリ(タスク)の量

    これはZoomに限った話でなく、音声/動画通信機能を備えたリモートツール全般に言えることです。

    リモート会議とはいえ、音声を拾ったり、スピーカーから音を出すのはPCの仕事です。
    当然、PCに負荷をかけている状態では正常な動作が保証されません。

    リモート会議でよくある事象として
     1. こちらの会話は先方によく聞こえてるけど、先方の音声がプツプツ切れる
     2. こちらは発した会話が反響して先方からの音声として聞こえる

    です。

    1. 先方の音声が途切れる

    3者で会議しているとき
     ・【Aさん】と【Bさん】の会話は双方でよく聞こえてる
     ・【Cさん】にも【Aさん】【Bさん】の会話はよく聞こえている
     ・【Aさん】と【Bさん】には【Cさん】の声が途切れて聞こえる
    という場合、【Cさん】がリモート会議で使用しているPCの「処理能力低下」が考えられます。
    会議なので
     ・必要資料をいくつも立ち上げている
     ・仕掛中の作業(アプリ)を立ち上げたまま
    をしている可能性があります。

    会議室で実施する打ち合わせなら問題は無いですが、常に音声データの通信が発生するPCでは、かなりの負荷となってしまいます。
    作業のメリハリをつけるという意味でも、必要最低限のアプリのみ起動しましょう。

    2. 会話の反響

    原因の一つとして
     隣同士マイクがオンになっているため、
     隣から発せられた音声を、もう一つのPCマイクが拾い、音声として流れてしまう。

    です。

    音声データには少なからず遅延が発生してしまうので、相手には
     自分が発した言葉が遅れて自分のPCのスピーカーから聞こえる
    という気持ち悪い状態となります。
    不慣れな在宅勤務ですが、少しずつ快適なミーティング環境を整えましょう。



    本ブログで使用しているイラストはなのなのなさんによるイラストACからのイラストを使用しています。